Microsoft treibt die Integration von Künstlicher Intelligenz in seine Office-Anwendungen weiter voran. Während eine bisher bekannte Outlook-Funktion verschwindet, rückt Microsoft 365 Copilot stärker in den Mittelpunkt. Künftig soll die KI sowohl bei der Vorbereitung von Besprechungen als auch beim Verfassen von E-Mails unterstützen, allerdings nur für Nutzer mit einer entsprechenden Copilot-Lizenz.
Microsoft ersetzt Meeting Insights durch Copilot
Eine der auffälligsten Änderungen betrifft die Funktion Meeting Insights. Microsoft wird diese ab Mitte August 2026 schrittweise einstellen. Anfang September soll sie vollständig aus Outlook und Microsoft Teams verschwunden sein.
Meeting Insights zeigte bislang in den Details eines Kalendereintrags automatisch relevante E-Mails und Dokumente an, damit sich Teilnehmer ohne aufwendige Suche auf anstehende Besprechungen vorbereiten konnten. Die Funktion war unter anderem in Outlook für das Web, dem neuen Outlook für Windows, Outlook für macOS, den mobilen Apps sowie in Microsoft Teams verfügbar.
Mit der Abschaltung entfällt diese automatische Zusammenstellung von Informationen. Stattdessen setzt Microsoft künftig auf die KI-gestützte Funktion „Prepare for this meeting“ innerhalb von Microsoft 365 Copilot.
KI soll Besprechungen intelligenter vorbereiten
Sie fasst nach Angaben von Microsoft relevante Dokumente, E-Mails, Aufgaben und den gesamten Kontext einer Besprechung zusammen. Dabei greift die KI ausschließlich auf Inhalte zu, für die der jeweilige Nutzer auch tatsächlich eine Berechtigung besitzt.
Der Wechsel bringt allerdings einen entscheidenden Unterschied mit sich: Während Meeting Insights bislang ohne zusätzliche Lizenz genutzt werden konnte, setzt die neue Lösung eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz voraus. Unternehmen, die bisher auf Meeting Insights gesetzt haben, müssen deshalb prüfen, ob ihre Mitarbeiter künftig über die erforderlichen Lizenzen verfügen.
Für Administratoren ist die Umstellung vergleichsweise unkompliziert. Microsoft nimmt die Abschaltung automatisch vor. Dennoch empfiehlt der Konzern, interne Dokumentationen anzupassen und Anwender sowie den IT-Support rechtzeitig über die Änderungen zu informieren.
Copilot unterstützt künftig beim Schreiben von E-Mails
Parallel baut Microsoft auch den Outlook-Editor weiter aus. Bereits ab Mitte Juli 2026 beginnt die Einführung einer neuen Copilot-Unterstützung, die direkt während des Schreibens von E-Mails verfügbar ist. Der weltweite Rollout soll Anfang August abgeschlossen sein.
Die KI kann sowohl neue Nachrichten entwerfen als auch bestehende Texte umformulieren, erweitern oder sprachlich verbessern. Nutzer behalten dabei laut Microsoft jederzeit die Kontrolle und entscheiden selbst, welche Vorschläge übernommen werden.
Zum Start steht die Funktion im neuen Outlook für Windows, in Outlook für das Web sowie in den mobilen Outlook-Apps zur Verfügung. Outlook für macOS soll kurze Zeit später folgen. Nutzer des klassischen Outlook für Windows müssen sich dagegen noch gedulden, dort plant Microsoft die Einführung erst im weiteren Verlauf des Jahres 2026.
KI wird zum festen Bestandteil von Outlook
Mit den Neuerungen verfolgt Microsoft konsequent seine Strategie, klassische Produktivitätsfunktionen durch KI-gestützte Assistenten zu ersetzen. Während Meeting Insights vollständig verschwindet, übernimmt Copilot immer mehr Aufgaben, von der Vorbereitung auf Besprechungen bis hin zur Formulierung professioneller E-Mails.
Für Unternehmen bedeutet der Wandel allerdings auch zusätzliche Kosten, denn viele der neuen Funktionen stehen ausschließlich zahlenden Copilot-Kunden zur Verfügung. Die grundlegenden Sicherheits-, Datenschutz- und Governance-Richtlinien für den E-Mail-Verkehr bleiben laut Microsoft unverändert bestehen.
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