Die Diskussion um digitale Souveränität gewinnt in europäischen Verwaltungen zunehmend an Bedeutung. Vor allem der Wunsch, sich unabhängiger von großen US-Technologiekonzernen wie Microsoft zu machen, sorgt dafür, dass Open-Source-Lösungen verstärkt in den Fokus rücken. Eine aktuelle Untersuchung aus der Schweiz zeigt jedoch, dass der vollständige Abschied von Microsoft 365 für viele Behörden derzeit noch mit erheblichen Hürden verbunden ist.
Eine Studie des Kompetenzzentrums für Digitalisierung der Stadt Zürich gemeinsam mit der Berner Fachhochschule kommt zu dem Ergebnis, dass die Open-Source-Plattform OpenDesk aktuell noch kein vollwertiger Ersatz für Microsoft 365 ist. Zwar erfülle die Lösung bereits viele Anforderungen des Büroalltags, wichtige Funktionen moderner digitaler Arbeitsplätze fehlten jedoch weiterhin.
Wichtige Funktionen fehlen noch
Die Untersuchung sollte klären, ob OpenDesk bereits heute als Alternative zu Microsoft 365 in der Verwaltung eingesetzt werden könnte. Das Ergebnis fällt gemischt aus. Nach Einschätzung der Studienautorinnen und -autoren deckt die Plattform zahlreiche Standardanforderungen im Büroalltag bereits zuverlässig ab. Besonders bei E-Mail-Funktionen, Kalenderverwaltung und klassischen Dateiablagen habe die Software solide Ergebnisse erzielt.
Auch die integrierte Präsentationssoftware hinterlasse laut Studie einen positiven Eindruck. Der Kalender erfülle sogar sämtliche funktionalen Anforderungen, während die Benutzeroberfläche teilweise ausdrücklich gelobt werde.
Dennoch sehen die Forschenden noch deutliche Defizite. Als problematisch gelten unter anderem fehlende native Anwendungen, eingeschränkte Möglichkeiten bei Videokonferenzen mit externen Teilnehmern sowie Defizite bei der externen Telefonie mit Rufnummernunterstützung. Zusätzlich fehle es an modernen Low-Code-Automatisierungen, die in vielen Unternehmen und Behörden mittlerweile zum Standard gehören.
Browserbasierte Architektur als Schwachpunkt
Ein zentraler Kritikpunkt betrifft die technische Grundlage von OpenDesk. Die Plattform basiert weitgehend auf browsergestützten Anwendungen. Genau darin sehen die Fachleute mehrere Einschränkungen im täglichen Einsatz.
So seien Funktionen wie Systembenachrichtigungen, der Zugriff auf Hardware-Sensoren oder ein komfortabler Datenaustausch nur eingeschränkt möglich. Auch sicherheitsrelevante Funktionen könnten dadurch limitiert werden. Besonders in komplexen Verwaltungsstrukturen könne das langfristig zum Problem werden.
Technisch setzt OpenDesk auf verschiedene Open-Source-Komponenten. Für die Dateiverwaltung kommt beispielsweise Nextcloud zum Einsatz, während Collabora Online als Office-Lösung dient. Entwickelt wird die Plattform vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung, kurz ZenDiS.
Schleswig-Holstein dient als Vorbild
Im Rahmen der Untersuchung wurden außerdem Erfahrungen aus anderen Verwaltungen analysiert, die bereits Open-Source-Software einsetzen. Besonders häufig verwiesen die Studienautorinnen und -autoren auf das deutsche Bundesland Schleswig-Holstein, das seit einiger Zeit verstärkt auf offene Softwarelösungen setzt.
Allerdings erfolgte dort der Umstieg nicht direkt von modernen Cloud-Lösungen wie Microsoft 365, sondern überwiegend von älteren lokalen Office-Versionen. Dennoch gelten die bisherigen Erfahrungen als aufschlussreich. Negative Auswirkungen auf die Attraktivität als Arbeitgeber seien bislang nicht festgestellt worden.
Gleichzeitig zeigte sich aber auch dort, dass bestimmte Arbeitsbereiche weiterhin auf Microsoft-Produkte angewiesen bleiben. Besonders Nutzerinnen und Nutzer mit sehr komplexen Tabellenkalkulationen — etwa sogenannte „Heavy-Excel-User“ in Steuerbehörden — seien teilweise von den Migrationsvorgaben ausgenommen worden.
OpenDesk wird kontinuierlich weiterentwickelt
Die Verantwortlichen betonen ausdrücklich, dass es sich bei der aktuellen Bewertung lediglich um eine Momentaufnahme handelt. OpenDesk werde kontinuierlich weiterentwickelt und erhalte monatliche Updates. Einige fehlende Funktionen könnten zudem durch zusätzliche Open-Source-Programme wie LibreOffice oder Thunderbird ergänzt werden.
Ein weiterer Aspekt dürfte für viele Verwaltungen ebenfalls relevant sein: Laut Studie liegen die Kosten von OpenDesk derzeit sogar deutlich über vergleichbaren Microsoft-Paketen. Die Untersuchung spricht von mehr als 50 Prozent höheren Ausgaben.
Trotzdem hält die Stadt Zürich an ihrem Ziel fest, die digitale Souveränität langfristig auszubauen und Alternativen zu Microsoft 365 zu prüfen. Als nächster Schritt ist nun ein Praxistest geplant, bei dem OpenDesk unter realen Bedingungen in einer produktiven Verwaltungsumgebung eingesetzt werden soll.
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